Šifrant X1 (glej Izvedbena priporočila, poglavje 3.1) je v osnovi zgolj Excel tabela, ki se izvozi iz siceršnjih administrativnih podatkov sistema visokošolske informatike (npr. VIS). Gre torej za podatke, ki jih članica tudi sicer uporablja pri svojem delu. Osnovna predpostavka sistema za anketiranje je, da so administrativni podatki (o izvajalcih in predmetih) seveda pravilni. V takem primeru ni za pripravo na anketiranje skoraj nobenega dela. Zavedati pa se je treba, da bi nekvalitetni podatki (npr. pri določenem predmetu ni naveden dejanski pedagog, predmet nima vnešenih kreditnih točk ali semestra izvedbe) lahko močno oteževali celoten proces. Članice lahko pred oddajo šifranta X1 same izvozijo in pregledajo ( ključne kontrole so navedene tukaj>>).
Za članice, ki uporabljajo sistem VIS, se priprava podatkov za anketiranje v skoraj ničemer ne razlikuje od priprave v prejšnjih letih (če je potekala preko VIS). Poleg siceršnje urejenosti podatkov je specifično (in drugače od prejšnjih let) za tokratne potrebe anketiranja samo naslednje:
OBVEZNO je pri predmetih označiti naslednja polja (glej Izvedbena priporočila, poglavje 3.1):
Zgornji poseg je zelo majhen, enostaven in v primeru, da so semestri že urejeni, zahteva le vnos za prakso. Tega ni veliko, saj je praksa kvečjemu ena na program.
OPCIJSKO, torej neobvezno, in brez nekih usodnih posledic za izvedbo anketiranja in analiz (seveda pa je za kvaliteto analiz dobrodošlo, če se naredi) se lahko označi še naslednje:
Ko je to urejeno, je naslednja izjemno pomembna naloga na strani članice odločitev o datumu vklopa anket PRED izpitom, ki se v primeru dveh semestrov načeloma vklopijo 15.12. Ker je izpolnjevanje ankete predpogoj za prijavo na izpit, močno priporočamo, da se pred tem datumom ne omogoča prijav na izpite, sicer se mnogi študenti ne bodo anketirali (če se bodo prijavili pred 15.12).
Dodatne informacije: