Oseba, ki je na določeni članici UL odgovorna za izvajanje študentske ankete (ime in kontakt osebe sta bila za vse članice na UL posredovana s strani prodekana za študijske zadeve na članici), skrbi za naslednje vidike celotnega projekta:
-
notranjo komunikacijo in koordinacijo (vodstvo, strokovne službe, habilitacijska komisija, zaposleni, študentski svet, študenti),
-
zunanjo komunikacijo in koordinacijo (izvajalec anketiranja, izvajalec sistema visokošolske informatike, UL) .
Seveda se lahko naloge znotraj članice nadalje porazdelijo med več oseb, vendar bomo izvajalci anketiranja načeloma kontaktirali z odgovorno osebo na članici.
V tem okviru so posebej pomembne naslednje začetne aktivnosti (z zvezdico so označene najbolj nujne zadeve):
-
*zagotavljanje, da služba za študijske zadeve (referat) v sistem visokošolske informatike (VIS) o predmetih oziroma izvajalcih (šifrant X1) vnese podatke pravilno in pravočasno - PODROBNOSTI>>;
-
posebej so kritični vidiki glede začetka anketiranja, ki se jih uredi z izvajalcem visokošolske informatike (npr. VIS);
-
-
*ekspliciten dogovor o datumu začetka anketiranja, če ne velja privzet datum vklopa ankete (15.12 za prvi in 15.5 za drugi semester); morebitni drugačen datum mora biti prilagojen številu semestrov (dva, tri, štirje semestri) in usklajen z zahtevo, da je ob anketiranju poteklo vsaj 70% predmeta; morebitne drugačne datume članica dogovori s sistemom VIS (Talpas);
-
urejanje morebitnih nujnih posebnosti za predmete (izvensistemski datumi anketira);
-
*datumu vklopa možnosti prijavljanja na izpite, ki ga članica dogovori s sistemom VIS (Talpas). Ker je izpolnjevanje ankete predpogoj za prijavo na izpit, močno priporočamo, da pred datumom aktiviranja ankete (15.12. oziroma 15.5.) ne omogočate prijav na izpite, sicer se študenti ne bodo anketirali (če se bodo prijavili pred tem datumom);
-
vidiki vprašalnikov (uredi se v komunikaciji z izvajalcem anektiranja):
-
-
potrditev vprašalnikov in posredovanje kontaktne osebe na članici v primeru, da imajo študenti težave z anketo (v ta namen bo članica izrecno kontaktirana s strani izvajalca anketiranja);
-
odločitev, ali se ponudi tudi opcija v angleščini;
-
organizacija promocije (gradiva, dogodki, študentski svet ipd.), vabila (dopisi, obvestila ipd.) v anketo,
Kasneje oziroma v teku procesa odgovorna oseba skrbi tudi za naslednje pomembne vidike:
-
definiranje nivojev analiz in morebitna izdelava odgovarjajočega šifranta X4 (glej razdelek 5.3.1. v Izvedbenihpriporočilih)
-
opredelitev podrobne vsebine analiz
-
interni nadzor nad procesi (vklop anket, izklop anket, kvartalno preverjanje rezultatov, pravočasen prevzem in diseminacija rezultatov);
-
*prevzem vseh analiz in podatkov preko dokumentnega sistema UL (glej razdelek 4, v izvedbenih priporočilih);
-
*diseminacija agregiranih analiz vsem notranjim uporabnikom (skrbnik prakse, vodstvo, kadrovska služba, habilitacijska komisija, študentski svet);
-
*arhiviranje podatkov.
Opcijsko lahko odgovorna oseba znotraj članice ureja tudi naslednje:
-
spreminjanje in prilagajanje vprašalnikov (npr. dodajanje vprašanj za potrebe NAKVIS);
-
v primeru programov, ki nimajo izpitnih rokov, spodbudi skrbnike programov, da vsak semester razpišejo vsaj izpit za en predmet (na tej osnovi se bodo evalvirali vsi predmeti);
-
definiranje dodatnih statističnih analiz;
-
sproži postopek za večkratno izvajanje in diseminacijo analiz (in ne šele oktobra za oba semestra);
-
dogovarja aktivnosti za dostop do vmesnika za generiranje analiz;
-
analiza stopenj sodelovanja in ukrepov za izboljšanje;
-
morebitna izključitev možnosti, da študent enkrat na semester lahko za 12 ur odloži izpolnjevanje anket (in se kljub temu lahko prijavi na izpite);
-
izdelava dodatnega gumba, kamor lahko študenti kadarkoli podajo anonimno pripombo ali komentar.
Pričakuje se, da je odgovorna oseba seznanjena z naslednjimi gradivi: